ملف شامل لكل ما تحتاجه عن مهام الحارس العام للقسم الخارجي

حسب المرسوم رقم 2.02.376 صادر في 6 جمادى الأولى1423(17 يوليو2002 ) بمثابة النظام الأساسي الخاص بمؤسسات التربية والتعليم العمومي كما وقع تغييره وتتميمه

مهام الحارس العام للقسم الخارجي :

يستهل السيد الحارس العام عمله للسنة الدراسية الجديدة بتهيء الدخول المدرسي على ضوء الخريطة المدرسية والتنظيم التربوي اللذين وافاه يهما المدير أو الناظر حيث يسهر على :

1 – بعث يومية عملية التسجيل وإعادة التسجيل لتلاميذ المؤسسة مرفوقة بنتائج الدورة الأخيرة

2 – تكوين الأقسام وفق التعليمات التي يتلقاها من السيد المدير، حريصا في ذلك على:

مراعاة المقاييس المتفق عليها في المجلس التربوي المنعقد بالمؤسسة لهذا الغرض,
تهيئ الوثائق المصاحبة لهذه العملية، وأبرزها ملفات التلاميذ التي يجب أن يصنف ما يوجد منها في حوزته حسب قرارات مجالس الأقسام، وذلك قبل أن يسلم منها ما يجب تسليمه إلى الحراس العامين أللآخرين، ويتسلم منهم هو الآخر الملفات التي سيشرف عليها ومن المؤسسات الأخرى بعد أن يكون قد تأكد من وجود وصحة الوثائق التي تشتمل عليها ( الملف الأخضر، ملف الابتدائي، الدفتر المدرسي، الدفتر الصحي، دفتر التتبع الفردي الخ…….) ؛

3 – وضع اللوائح المؤقتة في نسخ عدة حسب ما تمليه المؤسسة، مرفوقة بكل المعلومات الضرورية للتسجيل وإعادة التسجيل، كوضع علامة أمام أسماء التلاميذ الذين لم يعيدوا الكتب إلى الخزانة.

4 – العمل على إعادة الوثائق الضرورية للأقسام المسندة إليه : دفاتر النصوص – أوراق التنقيط – ( الدفاتر المدرسية) – أوراق الغياب – بطاقات التلاميذ – جذاذات الغياب ( وسنعود إلى تفصيل كيفية استثمار هذه الوثائق.)

5 – المساهمة في إنجاز استعمال زمن الأقسام وجداول حصص الأساتذة، وجداول عمل المعيدين.

وإلى جانب هذه الأعمال التي يجب مبدئيا أن تسبق الدخول المدرسي، فإن هناك مهام أخرى تربوية ينبغي على الحارس العام للخارجية القيام بها، منها على الخصوص:

الإسهام في المحافظة على النظام،
مراقبة التلاميذ أثناء الاستراحة والتعجيل بتصفيفهم عند نهايتها،
السهر على تقويم سلوك التلاميذ ،
استقبال آباء وأولياء التلاميذ،
مراقبة أوقات الدراسة والسير العادي للعمل بالمؤسسة،
تتبع نتائج التلاميذ ،
المساهمة في الأنشطة الاجتماعية التربوية التي تنظمها المؤسسة.

كما يتأتى له في المجال الإداري:

أن ينوب عن السيد المدير لدى غيابه
أن يكفله بتحرير المذكرات الداخلية وتوزيعها،
أن يفوض إليه توقيع بعض المراسلات الموجهة إلى الآباء مثلا ،
أن ينظم انتخابات مناديب الأقسام،
أن يعد مختلف الإحصاءات ولاسيما الإحصاء الرسمي ، كما أن صفة الحارس العام الإدارية تقتضي منه أن:

يقوم بتهيء بطاقات التعريف المدرسية وملفات المنح وبطاقات الترشيح للشعب التقنية والتكوين المهني.
يقدم تقريرا يوميا إلى السيد المدير حول سير الدراسة بالمؤسسة يثبت فيه كل الحوادث والعمليات والتفتيش والزيارات والاقتراحات التي يرى أنها ضرورية لمصلحة المؤسسة وسيرها،
يشارك في المداومة وفي العطل الكبيرة والصغيرة ومداومة أيام الآحاد إذا كانت تتوفر على داخلية ,
يسهر على تعبئة السجل المدرسي وضبطه
ينظم ويشارك في إعداد مختلف الامتحانات المدرسية والمباريات المهنية التي تنظمها المؤسسة،
يحافظ على الأثاث المدرسي، ويشعر المدير بكل تكسير أو إتلاف لحق به، عاملا على ضبط التلاميذ المتسببين في ذلك وإخبار آبائهم لتعويض ما اتلف.

أهم الوثائق والسجلات التي يتعين على الحارس العام للخارجية استثمارها

لوائح التلاميذ: تعتبر لائحة التلاميذ بالقسم الوثيقة الأساسية، والعمود الفقري الذي يقوم عليه عمل السيد الحارس العام ، لذا يتوجب فيها التنظيم المحكم ، والدقة في المعلومات التي تسجل عليها ، فهي المرجع الأساسي لكل من الأستاذ والمفتش ولكل من يرغب في معرفة عدد التلاميذ بالقسم ووضعيتهم الدراسية من حيث التكرار أو الانتقال، وفئات أعمارهم وأرقام تسجيلهم.

وتعبأ لوائح الأقسام كالتالي:

تهيئ في الأيام العشرة الأولى من شهر يوليوز لتنظيم الدخول المدرسي ، وتعتبر بمثابة لوائح مؤقتة.
تنجز اللوائح النهائية في بداية شهر أكتوبر بعد استقرار التلاميذ بالأقسام ويشترط أن تكون مرتبة ترتيبا أبجديا ومتوفرة على المعلومات الضرورية المأخوذة من ملف التلميذ مباشرة لتكون صورة طبق الأصل،
يجب أن تكتب في عدة نسخ : توضع النسخة الأصلية فوق الملفات المدرسية لكل قسم ، كما تلصق نسخة في الصفحات الأولى من دفتر النصوص ، يحتفظ بأخرى المعيد المكلف بالأقسام، إضافة إلى نسخ تستعمل عند الحاجة ( نسخة للسيد المقتصد بقصد استخلاص واجبات التسجيل وتكون هذه اللوائح موقعة من قبل الحارس العام للخارجية).

جذاذات التلاميذ ( البطاقة الخضراء) : بناء على المذكرة الوزارية رقم : 170 الصادرة بتاريخ: 04/10/1978 فإن بطاقة التلميذ قد تم توحيدها على الصعيد الوطني من حيث حجمها ولونها الأخضر ومحتواها.

وتحمل هذه الوثيقة نبذة عن حياة التلميذ الدراسية أو لنقل خلاصة الخلاصات . فبحكم حجمها الصغير نستطيع وضعها في أقرب مكان إلى الحارس العام ، وإذا ما تصفحناها تغنينا عن باقي الوثائق الأخرى حينما نرغب في طلب معلومات عن صاحبها ، حيث نتمكن من تكوين فكرة عامة عن الحالة العائلية والاجتماعية والصحية والدراسية للتلميذ بالمؤسسة ، ومن ضبط الإحصائيات العامة من حيث عدد التلاميذ الذكور منهم والإناث، ومن استخدامها في مداولات مجالس الأقسام ووضع اللوائح الرسمية للأقسام ، وفي تتبع حياة التلميذ المدرسية بدقة ومعرفة نتائجه في نهاية كل سنة دراسية ، ومن أخذ نظرة عامة عن سلوكه حيث تسجل عليها المكافئات والمخالفات والعقوبات الصادرة عن المجلس الداخلي أو الإداري .

وبما أنها وثيقة تعكس الحياة المدرسية للتلميذ يتحتم العناية والاحتفاظ بها داخل المؤسسة. ولا ينبغي بأي حال من الأحوال أن يبعث بها مع ملف التلميذ عند التحاقه بمؤسسة أخرى، ونظرا لأهميتها البالغة كمرجع نرى من الضروري عند استعمالها مراعاة ما يلي:

إدلاء التلميذ بصورة حديثة العهد.
تعبئة البطائق عند التحاق التلميذ بالمؤسسة ، وإن أمكن فبخط واضح جميل ، وذلك بناء على الاسم الوارد في دفتر الحالة المدنية.
غير أن الخانة الخاصة بالمستوى يجب ألا تعبأ حتى يستقر التلاميذ في أقسامهم،
إثبات تاريخ تسجيل التلميذ بالمؤسسة، وكذا الرقم الممنوح إياه،
تحديد صفته: هل التلميذ خارجي أم داخلي أم نصف داخلي، مع الإشارة إلى رقم المنحة ورقمه الداخلي، وكذا عنوان مراسله ورقم هاتفه.
ترتيب البطاقات ترتيبا أبجديا حسب قوائم التلاميذ النهائية ليسهل الرجوع إليها عند الحاجة
وضعها في محفظ خاص ومرتبة حسب المستوى
تزويدها بكل ما جد من المعلومات وخصوصا عند نهاية السنة الدراسية ( انتقال – تكرار – مغادرة – توقيف – الغياب ومبرراته – العقوبات، الحالة الصحية).
الإشارة عند الاقتضاء إلى كون التلميذ معفى من التربية البدنية، مع تحديد مدة هذا الإعفاء، وذلك في أسفل البطاقة.

الملف المدرسي للسلك الثاني من التعليم الثانوي : لقد انشىء هذا الملف المدرسي (اللون الأخضر) المذكرة الوزارية رقم 202 بتاريخ 20 أكتوبر 1983 في إطار توحيد الوثائق المستعملة بالطورين الثانوي والإعدادي . وقد عوض الملف الرمادي الذي كان معمولا به إلى غاية الموسم الدراسي1983/1982.

ويعبأ هذا الدفتر من طرف الحارس العام في بداية السنة الدراسية حيث تثبت به كل المعلومات الخاصة بالتلميذ وأسرته ويوقعه السيد المدير مع وضع خاتمه.

أما النتائج ، فتدون من قبل الأساتذة إما في نهاية السنة الدراسية طبقا للمذكرة الوزارية المشار إليها أو في نهاية كل دورة دراسية إذا ارتأت الإدارة ذلك.

كما يتم إغلاقه بعد توجيه التلميذ إلى التعليم الثانوي مع تحديد الشعبة أو عند انقطاعه عن الدراسة أو لفصله لسبب من الأسباب. وللمزيد من التفاصيل يمكن الرجوع إلى المذكرة 202 السالفة الذكر.

الملف المدرسي للتعليم الثانوي : لا يختلف هذا الملف ( الأزرق ) عن الملف المدرسي للسلك الثاني من التعليم الأساسي كثيرا من حيث المعلومات التي يتضمنها ، غير انه يشتمل في الصفحة الأخيرة على جرد كامل لكل الوثائق الموجودة بداخله مع تحديد تاريخ إدماجها به.

دفتر النصوص : ألحت المذكرة 255 بتاريخ 23 دجنبر 1982 والمتعلقة بمراقبة الوثائق المدرسية على ضرورة الاهتمام بدفتر النصوص الذي يعد الوثيقة الوحيدة التي تعكس كل ما يقوم به الأستاذ من مهام داخل الفصل.

كما أن عملية تعبئة دفتر النصوص تعتبر من العناصر الأساسية التي يعتمد عليها كل من رئيس المؤسسة والمشرف التربوي لتتبع عمل الأستاذ وتقويمه من حيث احترامه للتعليمات الرسمية وللتوزيع السنوي للبرامج. وحتى تؤدي هذه الوثيقة مهمتها يجب عقد اجتماع في بداية السنة الدراسية مع السادة الأساتذة لإطلاعهم على الطريقة التي يجب إتباعها عند ملء الخانات المخصصة لسائر المعلومات بكامل الدقة والضبط.

ولدفتر النصوص عدة فوائد نذكر منها :

معرفة ما أنجز من المقرر السنوي على ضوء ما انقضى من السنة الدراسية.
معرفة مدى التزام الأستاذ (ة) باحترام توزيع المقرر والفروض,

والجدير بالذكر أن عملية مراقبة دفتر النصوص موكولة للناظر بالثانوية وللمدير بالإعدادية الذي يمكنه تكليف أحد الحراس العامين بمراقبته وإبلاغه الملاحظات التي سجلها حتى يتسنى لرئيس المؤسسة اتخاد ما يراه مناسبا في هذه الحالة. ولا يسمح بإخراج دفتر النصوص من المؤسسة.

ورقة التنقيط: تفيد المذكرة الوزارية رقم 168 بتاريخ 4 أكتوبر 1978 أن أهمية هذه الوثيقة تكمن في:

تتبع نتائج التلاميذ.
أخد فكرة واضحة عن مستوى القسم.
إبراز عدد الفروض المنجزة من طرف الأستاذ.
الاعتماد عليها من قبل إدارة المؤسسة في اطلاع آباء وأولياء التلاميذ على نتائج أبنائهم.

تراقب هاته الوثيقة من لدن الحارس العام حتى يتمكن أولا من معرفة التلاميذ المقصرين ، وثانيا حتى يمكنه وضع تقرير إجمالي واضح لمدى قيام الأساتذة بمهمة التنقيط يسلمه إلى رئيس المؤسسة أو ناظرها .

وتبعا للتقرير المتوصل به ، يقوم المدير بالإجراءات اللازمة في هذا المجال.

وترتب أوراق التنقيط ترتيبا زمنيا داخل ملفات خاصة حسب الأقسام الموجودة بالمؤسسة.

الدفتر الصحي: لقد أحدث هذا الدفتر بمقتضى المذكرة الوزارية رقم 89 بتاريخ 29 مايو 1991، التي أشارت إلى ضرورة الاعتماد عليه في العمليات التالية:

وضعه رهن إشارة التلاميذ كلما دعت الضرورة لإجراء الفحوص الطبية أو العلاجات الضرورية أو المستعجلة بالمستوصفات أو المستشفيات،
استغلاله في الحملات صحية وخصوصا فيما يتعلق بالتلقيحات وغيرها ،
وضعه رهن إشارة المسؤولين على الصحة المدرسية عند قيانهم بالفحوص الطبية داخل المؤسسات التعليمية.

وإذا كانت المؤسسة تتوفر على مكتب للصحة المدرسية، فمن المستحسن أن تكون الدفاتر الصحية مرتبة في رفوف خاصة، كل قسم على حدة، ليسهل بذلك استثمارها من طرف طبيب الصحة المدرسية أو الممرض المكلف بالمؤسسة عند زيارتهما.

جذاذات التغييب : صدرت تعليمات وزارية شملتها المذكرة الوزارية رقم 229 /231 بتاريخ 12 دجنبر 1978 ، تهم البطاقة الشخصية للغياب ( جذاذات التغيب) التي وقع توحيدها وطنيا من حيث الحجم واللون والمحتوى .

وتتجلى أهميتها في كونها تغطي تغيبات التلاميذ وتاخراتهم لتحفظ ضمن وثائق التلميذ كل نهاية سنة دراسية ، وذلك بالتفصيل على الشكل التالي:

يدون عليها كل مساء أو كل نصف يوم – إن أمكن- غياب التلميذ في الخانة المخصصة لذلك:
تعطي المراقب أو الملاحظ كشفا عاما عن تغيبات التلميذ ومدى مواظبة( الصفحة 1) ؛
تحدد الغياب المبرر وتاريخه وأسبابه إذا توفر التلميذ على مبررات مقبولة ( الصفحة2)؛
كما تتضمن جميع القرارات التأديبية المتخذة في حق صاحبها إذا ما أحيل على مجلس الانضباط.
وفيما يتعلق بوجه استعمالها فيجب إتباع النقاط التالية :
تعبئتها تعبئة تامة ( الصفحة 1: المرجع – الورقة الشخصية للتلميذ) من طرف مكتب الغياب أو من يقوم مقامه،
الحذر الشديد عند ملء الغياب في الخانة المخصصة لذلك تلافيا لكل خلط أو تشويش،
تلوين أيام العطل والأعياد بلون يضمن جودتها كمرجع مهم عند المراقبة والإطلاع،
وضعها في محفظ خاص يتناسب مع حجمها ليسهل الرجوع إليها كلما دعت الضرورة إلى ذلك؛

يراعى في استعمال العلامات الخاصة بالتغيبات مايلي:

علامة + داخل كل مربع لغياب مدة نصف يوم.
علامة . داخل كل مربع لكل تأخر لمدة ساعة.

وترتب هذه البطاقات في صناديق خشبية أو غيرها ترتيبا أبجديا تمشيا مع اللوائح الرسمية لكل قسم على حدة.

جداول الحصص واستعمالات الزمن : من أهم اختصاصات الحراسة العامة للخارجية المساهمة في بناء جداول الحصص على ضوء التنظيم التربوي المهيأ من طرف المدير ، فهي – أي الحراسة- التي تلعب دورا هاما في إنجاز هذا البناء وفق الشروط التربوية المنصوص عليها في المذكرات التربوية.

إن المتأمل في فحوى تعليمات المذكرات الخاصة يستنتج أن الغايات والمرامي المقصودة من وراء تطبيقها ، حماية وضمان مصلحة التلميذ التي يجب أن تحاط بكل عناية ، ذلك أن المصلحة التربوية التعليمية ومصلحة الجماعة تعتبر قبل مصلحة الفرد ولذا يجب أن تبقى لهما السيادة المطلقة في هذا الميدان . وليس معنى هذا أنه لايلتفت بتاتا لمصلحة الفرد مجسدة في تلبية رغبات السادة الأساتذة ، وإنما القصد من ذلك أنه لا يباح التساهل مع الأستاذ على حساب مصلحة التلميذ.

ففيما يتعلق باستعمالات زمن الأقسام نرى أن الضرورة تحتم احترام القواعد الآتية على الأقل:

عدد الحصص اليومية التي يجب ألا تتجاوز السبع ساعات كحد أقصى.
تشغيل التلاميذ مساء يوم السبت بدل تشغيلهم كل يوم من الخامسة إلى السادسة خيفة انعدام المر دودية، خاصة وأنه لا توجد مذكرة تدعو إلى حذف العمل مساء يوم السبت ، وفي هذا الشأن فإن المذكرة الوزارية رقم 184 بتاريخ 30 شتنبر 1975 تذكر بأن:

هذه الطريقة التي لا تعتمد على أي تعليمات رسمية لمن شأنها أن تخلق بعض المشاكل االأسبوع.لتربوية ( تكديس التلاميذ في الأقسام وعدم توزيع القاعات والمواد توزيعا محكما)، وبالتالي تضر بمصالح التلميذ…….”، ولذا يجب ( توزيع الحصص في هذا اليوم توزيعا عاديا كما هو الشأن في باقي أيام الأسبوع…..)؛

تحاشى وضع حصة يتيمة في الصباح أو الزوال؛
مراعاة التنسيق في توزيع المواد ,
أما فيما يخص استعمالات زمن الأساتذة فإننا نكون مضطرين لإتباع النقاط التالية:
إذا كانت المؤسسة تشكو خصاصا في الأطر التعليمية ينتظر سده، فإنه من المتعين أن تسند الأقسام النهائية قبل غيرها إلى الأساتذة الأكفاء الموجودين بالمؤسسة في انتظار وصول المنتظرين لتسلم مهامهم في التدريس،
إسناد أكثر من مستويين لمن كانت حصصه الأسبوعية تقل على خمس ساعات كما هو الحال بالنسبة لاساتذةالإجتماعيات والعلوم ؛
إسناد مستويين على الأقل لمن تتعدى حصصهم الأسبوعية خمس ساعات ( الرياضيات مثلا)
ولا ننسى هنا أن نشير إلى أن الحارس العام يجب أن يتوفر بمكتبه على نسخ من استعمالات الزمن المذكورة مطبوعة ، وعلى استعمالات زمن إجمالية تعبأ على ورق مقوى تلصق على سبورة الملصقات الموجودة بمكتبه.

الدفتر المدرسي للتلميذ: يعد الدفتر المدرسي من الوثائق التي شملها التوحيد في إطار توحيد المطبوعات والوثائق على الصعيد الوطني. غير أن الذي يتكفل بشرائه هو التلميذ، ليصمد معه في وجه السنوات الدراسية الثلاث بالسلك الثاني من التعليم الأساسي أو الخمس إذا قدر له أن يكرر مرتين. ومن مميزات هذا الدفتر أنه:

يقدم للحارس العام في صفحته الأولى تعريفا شافيا بالتلميذ وبيئته وحالته الصحية والاجتماعية؛
يعرفه على ماضي التلميذ الدراسي من الابتدائي إلى الإعدادي بالنسبة للإعداديات ، ومن الإعدادي إلى الثانوي بالنسبة للثانويات ،
ينقل إلى الأسرة ، بالإضافة إلى النتائج الدراسية ، حالة المواظبة من تأخرات وتغيبات ابنها
ونظرا لأهمية هذه الوثيقة فإنه يتعين على الحارس العام عند استعمالها ما يلي:
ملؤه بدقة متناهية.
المحافظة عليه من الأوساخ والتمزيق عند التناول .
وضعه مرتبا ترتيبا أبجديا حسب قوائم التلاميذ ليسهل الرجوع إليه .
أن يدون عليه كل حالة جديدة كالحالة الصحية والدراسية في المكان المخصص لذلك.
أن يدون عليه النتائج عقب كل دورة دراسية، وتسجيل الملاحظات التوجيهية سواء من طرف الأساتذة أو الرئيس المشرف عليه، والذي قد يكون الحارس العام

السجل العام للتلاميذ : صدر عن وزارة التربية الوطنية (مديرية التعليم الثانوي ) السجل العام للتلاميذ .

بمجرد فتح السجل تواجهنا الصفحة الأولى منه وهي مقسمة إلى شطرين : احدهما خاص بكيفية الاستعمال ، وهي كالتالي:

يسجل به كل تلميذ التحق بالمؤسسة
يحتفظ التلميذ بنفس رقم التسجيل طيلة دراسته بالمؤسسة ، ويعطى له رقم جديد في حالة مغادرته لها وعودتها إليها من جديد،
يعطي للتلميذ رقم مركب من :
أ- السنة الدراسية،
رقم ترتيبه عند التسجيل.
وهكذا يكون رقم تلميذ سجل خلال السنة الدراسية 95/96 تحت رقم الترتيب 185 مثلا على الشكل التالي: 185/95 ، هذا دون تغيير الرقم المشير للسنة الدراسية
عند المغادرة لايشطب على اسم التلميذ ، بل يكتفي بإثبات تاريخ المغادرة مع الإشارة على أسبابها باختصار : انتقال – انقطاع – توجيه – توقيف – وفاة . ويدون هذا السبب تفصيلا على بطاقة التلميذ الشخصية الخضراء ،
في نهاية السنة الدراسية يضع المدير خطا فاصلا بعد اسم آخر تلميذ سجل خلال السنة ، ثم يؤرخ ويوقع،
يعبأ السجل من لدن أحد الحراس العامين تحت مسؤولية المدير الذي يتعهده بالمراقبة.
يحتفظ بالسجل بمكتب رئيس المؤسسة بمجرد انتهاء العمل به ، ثم يفتح سجل جديد يحمل الرقم الترتيبي الموالي في ترتيب السجلات .

أما الشطر الثاني من الصفحة المشار إليها أنفا فهو يشمل معلومات مدققة تعطي للقارئ نظرة مختصرة عن صفحات السجل.

السجل الخاص بالحارس العام: يجب أن يكون هذا السجل من نوع جيد، نظرا لكثرة تداوله، ونظرا يكتسبه من معلومات شاملة وعامة حول التلميذ.

ويتم استعماله بعد مراقبة الملفات المدرسية، حيث ينقل السيد الحارس العام الأسماء فيه كما هي عليه في عقد الازدياد، وتتم تعبئته في أحد عشر قسما موزعة على صفحتين، وذلك كالتالي:

الرقم الترتيبي : هذا الرقم متسلسل من 1 إلى آخر تلميذ في القسم .
رقم التسجيل: الرقم الأصلي الذي أعطي للتلميذ عند تسجيله في السنة الأولى في سجل المؤسسة ( السجل العام للتلميذ)، أو انتقاله من مؤسسة أخرى
الاسم: ينقل كما قلنا من عقد الازدياد ويرتب حسب الحروف الأبجدية، ويمكن تقسيم هذه الأسماء إلى خمسة أو ستة أجزاء ويوضع سطر بين الفئة والأخرى، لكي يسهل البحث عن الاسم
تاريخ ومكان الازدياد: يكتب أيضا من عقد الازدياد بكل دقة أي اليوم والشهر والسنة.
الحياة الدراسية : أي السنوات التي قضاها التلميذ في كل مستوى وتوضع علامة 1 بالنسبة للجديد في المستوى وعلامة 2 للذي قضى سنتين فيه (مكرر).
الغياب:
المعدلات: نفس الأضلاع لوضع المعدلات الدورية.
الاستحقاق السنوي: تكتب هنا في كل دورة: لوحة – تشجيع – تنبيه- إنذار – توبيخ وقت المداولات
المعدل السنوي: بعد عملية جمع معدلات الدورات يوضع المعدل السنوي على 20
قرار آخر السنة: هذا الضلع خاص بعد موافقة الأساتذة.أثناء المداولات بأن يكتب فيه: الانتقال- التكرار – التوقيف.

ورقة التعريف المدرسية: إن ورقة التعريف المدرسية أول وثيقة تصل إلى التلميذ يوم تسجيله بالمؤسسة في بداية السنة الدراسية كعربون عن قبوله لها.

وقد شملها التوحيد بمقتضى المذكرة الوزارية رقم 230 بتاريخ 12/12/78 . غير أن مسؤولية صيانتها وإحضارها يوميا تبقى في ذمة التلميذ وحده حتى تؤدي هذه الوثيقة دورها التربوي والاجتماعي.

وتتبنى أهميتها على أنها :

تثبت هوية صاحبها سواء في المؤسسة أو خارجها
تقي حاملها أثناء حملات التطهير سواء في المؤسسة أو خارجها
تقدم عند الاحتياج إلى شهادة المغادرة
يدلي بها عند التأخر أو الغياب لمكتب الغياب أو لمن يقوم مقامه
تعرف الأسرة أوقات العمل وأوقات الفراغ بالنسبة لابنها الذي يجب أن يراقب من لدن الحراسة العامة
تمكن التلميذ من معرفة رقمه التسجيلي واستعمال زمن عمله في الأيام الأولى من السنة الدراسية

وتستعمل من لدن المؤسسة باستثناء الصفحة الخاصة باستعمال الزمن وتسلم إلى التلميذ مختومة بخاتم الحارس العام أو خاتم المؤسسة فوق صورة صاحبها.

تقدم لأي مسؤول إداري في المؤسسة رغب فيها قصد التعرف على هوية التلميذ

الشهادات المدرسية وشهادة المغادرة: لقد تم توحيد الشهادة المدرسية وشهادة المغادرة على الصعيد الوطني بناء على المذكرة الوزارية رقم 167 بتاريخ 4 أكتوبر 1978 من حيث الحجم واللون والمحتوى.

لمن تسلم:

الشهادة المدرسية: لا تسلم إلا لمن تابع أو يتابع بالمؤسسة، ولا تعتمد للتسجيل في مؤسسة أخرى، وتحرر على منوال النموذج (ش1).
شهادة المغادرة: تسلم هذه الشهادة لمن يغادر المؤسسة، وتعتمد وحدها عند التسجيل بمؤسسة أخرى، وتحرر على منوال النموذج (ش2)

ويتعين التنصيص في إطار الملاحظات على كل المعلومات الضرورية المتعلقة بسير الدراسة .هذا ومادامت الوثيقة لا تمنح للتلميذ في المؤسسة المسجل بها إلا مرة واحدة، فإنه ينبغي أن تسلم له بحضور الأب أو الولي، بالاعتماد على طلب كتابي موقع من طرفه،

وعلى الإدارة أن تتأكد قبل منح شهادة المغادرة من أن التلميذ قد سوى وضعيته مع القيم على الخزانة والمقتصد.

كل تلميذ حصل على هذه الشهادة يشطب على اسمه من لوائح المؤسسة بصفة نهائية.

من يوقعها:

الشهادة المدرسية : لا يوقعها في الثانويات إلا المدير أو الناظر، ولا يوقعها في الإعداديات إلا المدير ، والحارس العام للخارجية في حالة غياب الأول.
شهادة المغادرة: لا يسمح بتوقيعها إلا لرئيس المؤسسة أو من ينوب عنه قانونيا عند غيابه.

ويجب كتابة الاسم الكامل للموقع مع بيان صفته جانب ختم المؤسسة ، وكل تحريف أو خطأ وقع على الشهادة المسلمة فإن رئيس المؤسسة هو الذي يتحمل في دلك مسؤوليته الكاملة ، ومن تم فإن عليه ألا يمضيها إلا بالرجوع إلى ملف المعني بالأمر ليتأكد من صحة المعلومات المثبتة فيها

وتلح المذكرة الوزارية رقم 268 بتاريخ 30 دجنبر 1980 على ضرورة التأكد من مصدر شهادة المغادرة عندما يطلب تلميذ التسجيل بالمؤسسة ,

وتتحمل إدارة المؤسسة عواقب التسجيل مهما كان الداعي لقبول الوثيقة المعتمد عليها).

وبعد التوصل بشهادة المغادرة والتأكد من صحتها ومصدرها يطلب ملف التلميذ الذي يجب أن يبعث بواسطة المطبوع المخصص لذلك ( النموذج المتداول).

هذا ونشير إلى أن إدارة المؤسسة ممثلة في مديرها أو ناظرها أو حارسها العام مطالبة بإعداد سجلات خاصة تقيد فيها الشهادات المدرسية التي سلمتها مع ضرورة توقيع الحاصل عليها وتاريخ تسليمها ، وكذا شهادات المغادرة التي تتسلمها.

الحوادث المدرسية

كما يتعين أن يسجل السيد الحارس العام على الدفتر الصحي أسماء التلاميذ المصابين، ونوع الإصابة وتاريخها، ومدة الغياب المرخصة لهم.

التقرير اليومي : لم تمر أية مذكرة في شان توحيد هذه الوثيقة كما هو الشأن بالنسبة للمطبوعات السابقة ، لكن الحارس العام يعتبر الشخص الوحيد المعني يملئه يوميا، وتقديمه إلى السيد رئيس المؤسسة صباح كل يوم في الإعدادية وإلى السيد الناظر في الثانوية.

وتتجلى أهميته في كونه مجملا لكل ما جرى بالمؤسسة، بحيث تسهل معرفة كل أحداث اليوم، فهو بذلك مرجع هام للمدير كلما دعت الضرورة إلى ذلك.

فضبط إعداد التلاميذ وحصر غيابهم. وكذا معرفة غياب الأساتذة عن طريق الرخص الطبية يجعلنا نأخذ فكرة عن نسبة الحضور سواء كان صادرا عن التلاميذ أو الأساتذة.

ويرتب التقرير اليومي ترتيبا زمنيا خلال السنة الدراسية . ويحافظ عليه بمكتب التوثيق كغيره من الوثائق الهامة.

أهم الوثائق الموجودة بمكتب الحارس العام:

لائحة عرفاء الأقسام ، وإن أمكن بطاقات تعريف خاصة؛
لائحة التلاميذ المعفون من التربية البدنية؛
دفتر الاتصال بالآباء و الأولياء؛
إحصاء التلاميذ؛
قائمة بأسماء التلاميذ المشطب عليهم؛
المذكرات الموجهة إلى الأساتذة والتلاميذ؛
المذكرات الداخلية التي يوجهها السيد المدير إلى السيد الحارس العام؛
جدول العطل المدرسية؛
لوائح الأقسام النهائية؛
نسخ من المراسلات الموجهة إلى الآباء والأولياء؛
الالتزامات الموقعة من قبل الآباء بعد استدعائهم لأسباب مختلفة؛
قائمة بأسماء أعضاء المجلس الداخلي والمكتب التنفيذي للأنشطة الاجتماعية التربوية
برنامج مختلف الأنشطة الاجتماعية التربوية المنظمة بالمؤسسة
موجز للنظام الداخلي للمؤسسة
سجل خاص برخص الموظفين وتغيبانهم واجتماعاتهم وندواتهم التربوية وامتحاناتهم، وبما يتعلق بأوراق الطبع والاستنساخ المقدمة إليهم،
سجل النقط الدورية للأقسام الموكولة إلى الحارس العام تحمل مختلف نتائج مجالس الأقسام
مستخرجات نقط التلاميذ بالنسبة لأقسام التعليم الثانوي
سجل الوارد والصادر من ملفات التلاميذ القادمين من مؤسسات أخرى أو الملتحقين بها

ويجب تكوين ملف مؤقت لكل تلميذ التحق بالمؤسسة يشتمل على شهادة المغادرة التي أدلى بها أب التلميذ وبطاقة التسجيل ونسخة من طلب الملف.

وإذا وقع تأخير في الحصول على ملف ، يعبأ طلب ثان ثم ثالث يرسل عن طريق السلم الإداري

ولايمكن بأي حال من الأحوال مطالبة التلميذ بإحضار ملفه أو توقيفه عن الدراسة لهذا السبب لأنه لا يتحمل مسؤولية هذا التأخير.

أما عن إرسال الملف، فيجب الاحتفاظ بالطب مرفقا بنسخة مطبوع إرسال الملف ضمن وثائق المؤسسة بعد إرسال الملف إلى المؤسسة التي طلبته عن طريق السلم الإداري .

وتثبت نفس المعلومات على بطاقة التلميذ الخضراء التي يجب أن يحتفظ بها ضمن بطاقات التلاميذ المنتقلين والمشطب عليهم والموقوفين، والتي يعتمد عليها الحارس العام للإدلاء بشهادة مدرسية لمن يرغب في الحصول عليها .